Wat mag er wel en niet in AI: afspraken die je dezelfde dag kunt maken
Bedrijfsdata, klantgegevens, risico. Geen beleidsboek. Eén A4 dat iedereen begrijpt, plus wat je nooit in een open chat stopt.
In elk team is er iemand die een klantmail in ChatGPT plakt. En iemand die dat nooit zou doen. Tussen die twee zit geen afspraak. Alleen een gevoel.
Dat is het moment waarop AI een risico wordt. Niet omdat het model slim is. Omdat niemand heeft gezegd wat erin mag.
Je hebt geen juridisch team nodig om dit te regelen. Je hebt één pagina nodig, in gewone taal, die dezelfde dag nog geldt.
Wat er misgaat zonder afspraak
Drie dingen, en je ziet ze overal.
Iemand plakt een contract in een open tool om "even een samenvatting". De tool bewaart meer dan die persoon denkt. Of niet. Niemand weet het zeker.
Iemand gebruikt een privé-account, naast de bedrijfslicentie. De output ziet er hetzelfde uit. De data-afspraak niet.
Iemand stuurt een AI-draft naar een klant zonder check. Er staat een bedrag in dat niet klopt. Of een naam. Of een toon die jullie nooit zouden gebruiken.
Zonder afspraak is elke variant "eigen inzicht". Dat schaalt niet. En het is lastig uit te leggen als het een keer misgaat.
Wat er nooit in een open chat hoort
Zet dit hardop. Niet als voetnoot.
- klantdossiers en ongeanonimiseerde mails
- personeelsgegevens, beoordelingen, salaris
- contracten en offertes met bedragen of voorwaarden die niet openbaar zijn
- inloggegevens, API-keys, interne prijzen
- medische of financiële data van klanten
"Ik haal de naam eraf" is geen anonimiseren als de rest van het dossier de klant nog aanwijsbaar maakt.
Twijfel je? Dan blijft het eruit tot iemand met mandaat ja zegt. Niet tot het model ja zegt.
Wat er wél in mag, als je de output checkt
AI is geen kluis. Het is ook geen verboden terrein.
Wel:
- een taakomschrijving zonder klantdata
- een eerste draft van een vacature, een mailstructuur, een agenda
- een samenvatting van iets dat al intern mag circuleren
- een herschrijving van je eigen tekst, zonder extra geheimen erin
Voorwaarde: iemand leest het voordat het naar buiten gaat. Altijd. Ook als het er goed uitziet.
Eén A4. Meer heb je vandaag niet nodig.
Schrijf vier regels.
- Welke tools zijn oké. Alleen die. Geen schaduwaccounts voor werk.
- Wat er nooit in mag. De lijst hierboven, in jullie woorden.
- Wie checkt voordat iets een klant, een kandidaat of het management bereikt.
- Wie je belt als het toch is gebeurd. Eén naam.
Laat het team het hardop lezen. Niet ondertekenen met een stempel. Gebruiken.
In onze training is dit een vast blok: wat mag er wel en niet in, wat de EU AI Act van je vraagt, en welke afspraak jullie die ochtend meenemen. Geen college. Wel iets dat maandag nog geldt.
Wat je deze week kunt doen
- Vraag vijf mensen welke tool ze nu gebruiken. Schrijf de namen op.
- Zet de "nooit"-lijst in het teamkanaal. Vandaag.
- Wijs één eigenaar aan. Anders is het van niemand.
Als je dit niet kunt aanwijzen, heb je geen AI-beleid. Je hebt een hoop open chatvensters.
Volgende stap
Wil je dit in één ochtend met het team vastzetten, op jullie eigen werk? Plan een kennismaking van 15 minuten. Of mail info@bennai.nl.